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Nella maggior parte delle aziende arriva sempre il momento in cui si valuta di cambiare o integrare il proprio ERP. Magari perché non copre determinate necessità oppure, semplicemente, è necessario adeguarsi a nuove tecnologie. Tra i tanti aspetti da valutare, uno riguarda proprio l’integrazione. Un concetto molto ampio che approfondiamo con Candido Balzaretti, Product Manager di SAEP Informatica.
Capiremo anche quali differenze ci sono tra una ERP “All-in-one”, con tutte le funzionalità a bordo di un unico pacchetto, e una soluzione che integra diversi software.
Per integrazione software si intende la capacità di far comunicare tra loro diversi software, aggiungendo funzionalità o moduli che il software in uso potrebbe non includere. Si tratta di un passaggio strategico per le aziende perché permette di completare e potenziare le soluzioni a disposizione, rispondendo alle necessità esistenti oppure a nuove opportunità. L'integrazione diventa quindi fondamentale per coprire tutte le aree di gestione che sono critiche per il business, mettendo a fattor comune i punti di forza di diversi strumenti.
Questo è un tema molto rilevante per i software ERP che, usando una metafora, sono il cuore informativo delle aziende. Una specie di hub che raccoglie e distribuisce i dati all’interno dell’organizzazione.
L'integrazione è quindi strategica soprattutto perché impatta sui dati, asset sempre più determinante nel successo di un’azienda.
La principale differenza sta nel fatto che un ERP "All-in-one" include già tutte le funzionalità necessarie in un'unica soluzione, con una base dati unica e un'interfaccia omogenea. Questo significa almeno due cose. La prima è che tutte le informazioni aziendali sono centralizzate, favorendo una gestione più coerente e riducendo il rischio di errori dovuti alla duplicazione dei dati. La seconda, strettamente legata alla prima, è che i flussi di dati fanno riferimento a una semantica comune, una sorta di filosofia di sviluppo univoca che rende efficiente lo scambio sincronizzato di informazioni tra le divere aree dell’ERP.
Al contrario, un ERP che “cresce“ attraverso integrazioni deve essere collegato ad altri software per aggiungere le funzionalità mancanti, richiedendo però l’allineamento di basi dati diverse che potrebbero avere strutture differenti. Naturalmente, è una criticità che può generare inefficienze, oltre a costi aggiuntivi per eventuali interventi di integrazione che garantiscano che tutti i sistemi comunichino correttamente.
Facciamo un esempio prendendo un’area di attività piuttosto ampia come la Supply Chain, tenendo presente che si tratta di un insieme eterogeneo di tutti quei processi che permettono di portare un prodotto o un servizio sul mercato. In un ERP "All-in-one", le informazioni sui fornitori, le scorte, la produzione e le vendite sono tutte collegate, permettendo una visione globale e coerente dell'intero flusso della catena di distribuzione. In un sistema che integra diversi software, ogni modulo potrebbe gestire solo una parte del processo, richiedendo complessi meccanismi di sincronizzazione per mantenere allineate le informazioni.
Un ERP "All-in-one" offre il vantaggio azzerare il rischio di incongruenze e duplicazione dei dati. Esistono poi almeno altri due vantaggi. Il primo, è la riduzione dei tempi di implementazione e manutenzione poiché tutte le funzionalità sono integrate nativamente. Il secondo riguarda la formazione degli utenti, che devono apprendere l'uso di un'unica piattaforma invece di diversi strumenti separati.
Una soluzione che integra diversi strumenti ha invece l’indiscutibile vantaggio di accelerare l’introduzione di funzioni specifiche nell’ERP, salvo gli interventi per armonizzare le diverse basi di dati.
Quello che facciamo con la SUITE ERP di SAEP Informatica, essendo una soluzione “All-in-one” ma altamente configurabile e flessibile nello sviluppo di funzioni ad hoc per il cliente, è integrare le personalizzazioni con il nostro ampio standard ad ogni nuova release. Un approccio che consente di adattare il sistema ERP alle esigenze specifiche dei nostri clienti, garantendo però una gestione robusta, sicura e coerente dei dati.
I principali limiti di un ERP completo possono essere la rigidità e la mancanza di specializzazione in alcune funzionalità verticali. Mentre un ERP integrato permette di scegliere i migliori software disponibili, un gestionale "All-in-one" potrebbe non eccellere in tutte le aree. Se un'azienda ha esigenze molto specifiche potrebbe scoprire, ad esempio, che un software specializzato offre funzionalità più avanzate rispetto a quelle incluse nell'ERP in uso. Inoltre, l'integrazione con altri software può essere necessaria quando l'azienda cresce velocemente e le esigenze diventano molto complesse e specifiche.
Il punto fondamentale è trovare il giusto equilibrio tra integrazione e personalizzazione, per soddisfare le necessità aziendali senza trascurare una solida gestione dei dati e l’aggiornabilità del sistema nel tempo.
Consiglio innanzitutto di analizzare attentamente le proprie esigenze, meglio se con l’aiuto di consulenti esperti, per scegliere un ERP che copra la maggior parte di queste con funzionalità native. Se l'integrazione di moduli esterni è inevitabile, è fondamentale avvalersi di tecnologie specifiche che orchestrano i diversi software e garantiscono una sincronizzazione efficiente e sicura dei diversi flussi di dati. È il caso dei Systems Integration Software, indispensabili quando si integrano numerose applicazioni. Sono molto utili anche per ridurre i rischi di sicurezza che emergono nell’integrazione tra software che scambiano dati tra loro.
Altrettanto cruciale, eppure spesso sottovalutato, è il coinvolgimento di tutti i dipartimenti interessati nel processo di selezione e integrazione per garantire che il nuovo sistema soddisfi le esigenze di tutti gli utenti, facilitando così l'adozione del nuovo ERP.
Ultimi due punti da tenere in considerazione: l’esperienza del fornitore nel gestire processi molto complessi e l’efficacia dell’assistenza offerta. Un tema importante per la buona riuscita di un progetto ERP, infatti, è la gestione dei diversi attori che intervengono. Può essere un’opportunità unire competenze molto diverse, ma allo stesso tempo può creare forti criticità se non si condivide una filosofia di lavoro comune. Da questo punto di vista, avvalersi di un singolo fornitore ha il vantaggio di avere un unico referente per tutte le esigenze.
Come abbiamo detto, l’ERP e le sue integrazioni sono il cuore informativo dell’azienda e, più che la novità tecnologica a tutti i costi, conta implementare un piano strutturato per portare risultati concreti nel lungo periodo. Come SAEP Informatica, il nostro focus è da sempre nella definizione accurata di un progetto di Digital Innovation che metta al centro le persone e le loro esigenze, il vero motore dell’innovazione.
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