L’RDA, che significa Richiesta di Acquisto, è un documento che formalizza la richiesta di beni o servizi in azienda. È l’inizio del processo di approvvigionamento, fornendo le informazioni necessarie per procedere con l'acquisto.
Una RDA ben strutturata assicura quindi che il processo di approvvigionamento sia efficace, sia per l'azienda che per il fornitore.
Scopriamo insieme questo documento così importante e come sfruttarlo al meglio!
Partiamo dal significato di RDA, comunemente chiamate richieste di acquisto o richieste di approvvigionamento. Si tratta di documenti utilizzati dalle aziende per richiedere l’acquisto di beni o servizi ai propri fornitori.
Le richieste di acquisto vengono compilate dagli enti richiedenti: utenti del reparto acquisti o responsabili dell’area o del reparto interessato. L’utilizzo di questa procedura ha lo scopo di portare all’attenzione dell’ufficio acquisti le volontà di spesa dell’azienda.
Le richieste di approvvigionamento fanno quindi parte di un processo molto più ampio all’interno dell’impresa. La corretta redazione e gestione della RDA, infatti, sono fondamentali per semplificare il lavoro del buyer e per garantire che le esigenze di approvvigionamento siano soddisfatte in modo tempestivo ed efficace.
Nelle imprese strutturate, le richieste di acquisto vengono utilizzate come procedura di servizio, perché servono a far fronte a tutte quelle richieste di reparto, ad esempio: nel marketing per salvare un nuovo contratto, oppure ancora, per registrare contratti di manutenzione. Le richieste di acquisto vengono utilizzate in tutti quei casi in cui l’impresa non ha ancora attivato le procedure relative all’MRP.
Diversamente da quello che avviene nell’MRP (Material Requirements Planning) che prevede necessariamente l’utilizzo del magazzino, le richieste di acquisto riguardano unicamente elementi estranei alle logiche di magazzino. In alternativa, le richieste di acquisto possono essere utilizzate dai product manager per informare l’ufficio acquisti che, secondo le previsioni di vendita, è necessario acquistare dai fornitori un certo numero di materiali, che saranno poi gestiti a magazzino.
Questa procedura rende quindi più fluido e funzionale il processo di acquisizione dei servizi, dei contratti e di tutti quei beni che non sono gestiti a magazzino e sono scollegati dal processo produttivo, ma che costituiscono voci di spesa importanti per l’impresa.
La procedura inerente alla creazione di una richiesta di acquisto prevede diversi passaggi, fra cui:
La responsabilità di emettere la RDA solitamente ricade su diversi ruoli all'interno dell'organizzazione, a seconda della struttura e delle dimensioni dell'azienda.
In generale, il reparto che identifica la necessità di un prodotto o servizio specifico è il primo responsabile della creazione della RDA. Questo reparto può essere la produzione, l'ufficio tecnico, il marketing, o qualsiasi altra unità operativa che abbia bisogno di risorse per svolgere le proprie attività. Una volta individuata la necessità, un responsabile, spesso un manager o un supervisore, redige la RDA dettagliando le specifiche tecniche, le quantità richieste e i tempi di consegna desiderati.
La RDA viene poi sottoposta a un processo di approvazione, che può coinvolgere più livelli gerarchici. Il controllo e la verifica della richiesta possono essere effettuati da responsabili di dipartimento, dirigenti, o dal reparto finanziario, per assicurarsi che la spesa sia giustificata e in linea con il budget. In alcune aziende, il reparto di approvvigionamento o acquisti svolge un ruolo chiave nella revisione finale della RDA, assicurandosi che tutte le informazioni siano corrette e che la richiesta sia conforme alle politiche aziendali e agli accordi con i fornitori.
Infine, una volta approvata, la RDA viene trasmessa al reparto acquisti, che procede con l'emissione dell'ordine di acquisto vero e proprio. Questo processo strutturato garantisce che le risorse necessarie siano acquisite in modo tempestivo ed efficace, riducendo al minimo gli sprechi e ottimizzando l'uso del budget aziendale.
Le richieste di acquisto permettono alla tua azienda di semplificare e tracciare la gestione degli acquisti. Ecco alcuni vantaggi che la tua impresa potrebbe avere usando le RDA:
Le RDA assolvono pienamente alla standardizzazione del processo di acquisto della tua azienda, aiutandola ad assicurare che il processo di approvvigionamento sia svolto correttamente, rispettando le politiche e le procedure aziendali.
Utilizzando una richiesta di approvvigionamento, gli acquisti possono essere organizzati in modo più efficiente, avendo maggiore controllo sui costi e un minore margine di errore.
Le richieste di acquisto sono un importante e potente strumento di controllo interno, poiché documentando e registrano le transazioni di acquisto, fornendo un accurato e preciso processo di tracciabilità delle vendite.
Gestire al meglio le richieste di acquisto è fondamentale per avere sotto controllo uno dei più importanti processi aziendali. Per questo motivo, da oltre 40 anni, sviluppiamo la nostra suite ERP, con la suite gestionale S8 - Management.
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