Con l’avvento del settore terziario, le aziende hanno bisogno di tracciare sempre più informazioni. Questa necessità innesca un processo di evoluzione dei software ERP che porta alla nascita di nuove funzioni utili per la gestione dei progetti.
Molti addetti ai lavori descriverebbero l'ERP tradizionale come un software orientato alla produzione: storicamente, è stato creato per semplificare specifici processi di gestione del prodotto, in un momento storico e industriale in cui la produzione, esclusivamente manifatturiera, si focalizzava su ordini e unità prodotte.
In questo particolare contesto rappresenta uno strumento eccellente per analizzare la produzione: grazie ai primi barlumi computazionali, i software MRP (antenati degli odierni ERP) permettevano di pianificare le fasi del processo produttivo, dall’acquisto alla di vendita dei prodotti.
Questi software, detti di Material Requirements Planning, hanno rappresentato il primo strumento di organizzazione aziendale che sfruttasse le informazioni per pianificare e migliorare la resa dei cicli produttivi.
Con l’avvento e successiva esplosione del settore terziario nei primi anni 90, le funzioni dei software MRP di prima e seconda generazione diedero vita a quelli che oggi conosciamo come ERP, strumenti per la pianificazione delle risorse d’impresa.
Questo strumenti però, per quanto innovativi ed efficaci sul piano della programmazione, non erano abbastanza sofisticati per restituire una chiara visione d’insieme dei processi aziendali, anche solo per esaminare i cicli di vita dei prodotti e le ripercussioni sui risultati operativi.
Le aziende basate sulla gestione di progetti e l'erogazione di servizi avevano però uno scoglio piuttosto complicato da superare: non bastava più infatti tenere traccia dei costi d'acquisto di materiali e servizi ma bisognava iniziare a tener traccia dei costi delle risorse coinvolte. Nasce dunque la necessità di integrare nel software gestionale dei parametri che possano tracciare le informazioni provenienti dai diversi centri di responsabilità così da poter compiere analisi approfondite, ottimizzare l'organizzazione delle risorse e coordinare la strategia aziendale riducendo sprechi di tempo e denaro.
Questa necessità di visione in tre dimensioni dei processi aziendali diede vita a un processo di evoluzione che porta allo sviluppo di nuove funzioni per la gestione dei progetti e il tracciamento dei costi delle attività aziendali (Activity Based Costing).
Ma quali sono i principali vantaggi?
Tali funzioni nei sistemi ERP garantiscono la capacità di centralizzare e integrare diversi processi così da avere sempre a disposizione dati aggiornati in tempo reale per prendere decisioni importanti in azienda e organizzare le risorse a disposizione.
La maggior parte di questi sistemi fornisce strumenti comuni di gestione dei progetti per semplificare le organizzazioni che basano la loro produzione sugli stessi: uno dei più comuni è il diagramma di Gantt, un tipo di report visivo che mostra le tempistiche di ogni progetto in relazione alle risorse disponibili.
Offrendo una prospettiva cronologica delle attività, suggerisce alla direzione quali di queste debbano essere eseguite prima, chi è coinvolto e su quali altri compiti lavorerà contemporaneamente. I migliori sistemi software ERP forniscono una grande flessibilità riguardo a questi strumenti, per meglio adattarsi a diversi metodi e pianificazioni delle attività.
Gli ERP che includono moduli o funzioni di gestione dei progetti permettono di rispondere al meglio alle specifiche esigenze del settore terziario, in cui le persone assumono un ruolo centrale nell’organizzazione aziendale e nell’erogazione dei servizi.
Tali programmi, detti anche Human Capital Management (HCM), monitorano tempi e presenze dei dipendenti, offrono dati utili per il reclutamento e la gestione degli stipendi e molto altro ancora. Incorporate assieme alle altre funzionalità dell’ERP sarà possibile rintracciare le informazioni di interesse per le risorse umane, monitorare i team dedicati a ogni progetto e fornire previsioni sull’avanzamento del lavoro.
Queste funzionalità sono di grande aiuto per i Project Manager, offrendo una visione d’insieme delle risorse coinvolte nel progetto, permettendo la pianificazione dei carichi di lavoro e le scadenze da rispettare.
Tutti questi dati, di grande interesse per la direzione aziendale, possono essere visualizzati attraverso pratiche dashboard, strumenti di reportistica e intuitive interfacce grafiche.
Ovviamente alla gestione dei progetti e delle risorse si affiancano anche programmi per la gestione dei rapporti con la clientela, detti CRM, offrendo importanti insights sulle relazioni con i clienti e sul loro coinvolgimento e tracciando le nuove richieste da parte dei clienti o i contatti con prospect e lead per generare accordi futuri.
Le funzioni di Customer Relationship Management conserveranno i dati e la cronologia acquisti di ogni cliente, fornendo una piattaforma unica attraverso cui il team Customer Service potrà rispondere ai ticket aperti: non sarà più quindi necessario tenere traccia di dozzine di e-mail provenienti dalla clientela.
Queste informazioni saranno di grande interesse per la gestione delle campagne di marketing intraprese, consentendo di monitorare i touchpoint e le performance degli sforzi di promozione aziendale.
Un altro aspetto fondamentale degli ERP che integrano tali funzioni è quello che riguarda la contabilità: permettendo una visione più dettagliata dei costi che derivano dalle attività dell’azienda, le operazioni di reporting finanziario non saranno solo più precise, ma anche più immediate e ricche di informazioni utili per il decision making aziendale.
Registrando automaticamente i costi e i ricavi associati ad ogni progetto, si ottiene una conoscenza sullo stato finanziario aziendale di ogni attività aggiornato in tempo reale: verificando la sostenibilità di ogni progetto è possibile monitorare costantemente la redditività degli stessi e agire di conseguenza.
Ogni organizzazione ha esigenze precise a cui l’ERP dovrebbe aderire per restituire il miglior risultato operativo possibile: per questa ragione, esistono altre considerazioni di natura strutturale da fare prima di scegliere un gestionale per la propria impresa.
Esistono soluzioni standardizzate e pronte all’integrazione, indicate per quelle realtà che non necessitano di particolari soluzioni software; al contrario, esistono soluzioni completamente customizzabili sulle esigenze d’impresa, solitamente organizzate in moduli attivabili e integrabili nella struttura organizzativa. La flessibilità di una suite ERP è come sempre una delle caratteristiche chiave per trovare la soluzione che più possa avvicinarsi alle esigenze specifiche della vostra organizzazione aziendale .
Gli ERP continuano ad evolvere anche oggi: noi di SAEP siamo fieri di lavorare alla nuova generazione di software gestionali ERP, basati non più sui progetti ma sulla distinta base aperta. Ma di questo parleremo approfonditamente in un altro articolo. Alla prossima!
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