Nell’era dell'informazione la disponibilità di dati nelle aziende è in costante aumento. Questo impone alle imprese di rivedere i processi di gestione delle informazioni, in modo che queste possano offrire tutto il supporto informativo necessario.
Digitalizzazione, automazione dei processi, 5G, Intelligenza Artificiale e Internet Of Things sono tutti temi abilitanti di quella che viene comunemente definita come Industry 4.0, una trasformazione radicale dell’industria tanto da essere identificata come la quarta rivoluzione industriale.
Il fenomeno dell’Industry 4.0 è una rivoluzione di tipo “misto” in cui nuove tecnologie abilitanti consentono alle aziende di ridefinire il modello di business attraverso un redesign della value proposition permettendo di prendere decisioni più consapevoli attraverso i dati aziendali.
Questi strumenti permettono infatti di raccogliere enormi quantità di dati ma per essere utili devono essere gestiti correttamente: solo in questo modo infatti i dati possono essere analizzati, interpretati e offrire il supporto necessario per produrre reali vantaggi competitivi.
Attraverso queste tecnologie le aziende possono ottimizzare e gestire efficacemente i propri processi, non solo produttivi ma anche amministrativi, finanziari, logistici, commerciali etc. Ciò permette di offrire servizi migliori ai clienti, in minor tempo e a un costo più basso, garantendo un migliore impiego delle risorse umane e produttive.
I software come i sistemi ERP, il CRM e tutte le piattaforme di gestione dell’informazione aziendale diventano quindi il centro nevralgico di questi nuovi modelli di business. Di conseguenza la gestione di questi strumenti deve essere impeccabile: soprattutto perché è facile per un’impresa non sufficientemente strutturata farsi travolgere dalla mole di dati a disposizione.
Ma come è possibile quindi organizzare informazioni e processi per trarre il massimo dalla gestione delle informazioni aziendali? Nel corso dell’articolo cercheremo insieme di rispondere a questa domanda.
Come abbiamo anticipato, i dati possono creare valore per l’impresa solo se vengono trasformati in informazioni utili, ovvero, se la loro configurazione può offrire cioè un qualche tipo di supporto informativo a chi deve fruirne.
Ma andiamo con ordine: prima ancora di avere un dato leggibile, è opportuno definire in maniera chiara quali dati sono interessanti per il business e come questi si relazionano tra loro. In questa fase preliminare è perciò opportuno identificare quali indicatori e KPI rappresentano un valore per l’impresa, come vengono monitorati e in quale forma vengono mostrati.
Il supporto grafico con cui i decision makers aziendali fruiscono dei dati è infatti un aspetto non banale nell’estrazione di valore dalle informazioni aziendali: questi sono notoriamente strutturati attraverso report e grafici, che possono assumere varie forme o appoggiarsi a diversi tool di Business Intelligence.
Un buon sistema di BI è in grado, in maniera dinamica ed interattiva, di cambiare velocemente le relazioni fra i dati ed esporli in real-time nella forma desiderata, andando a pescare fra i dati prodotti dagli altri sistemi presenti in azienda.
Un altro tema rilevante in questa fase è identificare a chi, nell’organigramma aziendale, devono venire mostrati i dati: questo perché a secondo del ruolo, della mansione, degli strumenti a disposizione, il tipo di dati fruiti e l’impiego di questi potrebbe cambiare sensibilmente.
Una delle rivoluzioni più impattanti portate dell’era digitale è la possibilità di rendere condivisibili i dati indipendentemente dai luoghi e dal numero delle persone che vi devono accedere. Oggi è infatti possibile che più persone, che lavorano anche a migliaia di km di distanza, possano condividere ed apportare modifiche allo stesso documento e in tempo reale. Diventa quindi prioritario stabilire a priori quali informazioni devo rendere condivisibili e in che modo.
Se parliamo di come trattare correttamente i dati digitali non possiamo trascurare due aspetti che potrebbero presentare alcuni rischi connessi:
In una serie di articoli precedenti abbiamo affrontato i temi connessi al Regolamento UE 2016/679 meglio conosciuto come GDPR.
In base al Regolamento, tutte le aziende che risiedono nei paesi UE e che trattino dati di persone fisiche (come ad esempio dipendenti, clienti, fornitori, utenti e collaboratori etc) devono infatti osservarne le norme.
Qualsiasi dato che si riferisca, direttamente o indirettamente a persone fisiche, deve essere trattato secondo i principi descritti nell’Art.5 ovvero:
-Liceità, correttezza e trasparenza;
- In base a specifiche finalità;
- Adeguatezza e pertinenza;
- I dati devono essere esatti ed aggiornati;
- Conservati in modo adeguato e per il tempo necessario;
- Trattati in maniera da essere sicuri e protetti;
La Cybersecurity, ovvero la disciplina che ha come obiettivo la sicurezza dei sistemi informativi, ha assunto nell’era digitale un ruolo sempre più importante nelle considerazioni delle aziende contemporanee, dovuto anche all’aumento degli attacchi informatici da parte di vere e proprie organizzazioni criminali sparse in tutto il pianeta.
Le modalità di attacco si sono evolute nel tempo: dalle violazioni dei pc aziendali, ai tentativi di estorcere credenziali e altre informazioni utili tramite il phishing, fino alla criptazione dei dati aziendali a fini di riscatto.
Al di là delle normative, come l’Art.32 del GDPR, che impongono ai Titolari di adottare misure adeguate per proteggere i dati personali, diventa quindi imperativo per le organizzazioni rafforzare i propri sistemi di sicurezza informatica.
Partendo dal presupposto che non esistono delle check-list di sicurezza che possano andare bene per tutti, è necessario partire sempre da una buona analisi delle vulnerabilità e da una mappatura dei dati.
Attraverso una corretta mappatura dei dati è infatti possibile classificarli, attribuire vari livelli di criticità e importanza, stabilendo quali utenti possono accedervi e con quali permessi, ma anche le azioni correttive da intraprendere qualora si verifichi una violazione dei sistemi informativi.
Se è vero che la Digitalizzazione ha portato numerosi vantaggi alle imprese contemporanee, è bene considerare che sono aumentati considerevolmente i rischi e le criticità connesse alla gestione dei dati.
Le informazioni a disposizione delle imprese aumentano in maniera esponenziale, con il rischio per le organizzazioni meno preparate di restare indietro rispetto alla concorrenza o di esporsi inconsapevolmente a rischi che potrebbero danneggiare gravemente il loro business.
Questo impone alle imprese di strutturare in maniera efficace e coerente i processi di gestione, tutelare e organizzare le informazioni, anche adottando strumenti e tecniche dedicati esclusivamente a tali scopi.
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