In un mercato sempre più competitivo e digitale, una delle necessità più sentite dalle aziende è quella di ottimizzare costantemente i propri processi: velocità di reazione, flessibilità e riduzione dei margini di errore rappresentano elementi fondamentali per assicurare la prosperità dell’impresa. Chiave di volta dei processi di ottimizzazione aziendale è
Oggi più che mai, per le aziende è essenziale monitorare ed efficientare costantemente i processi operativi. In un contesto digitale e ipercompetitivo, l’ottimizzazione continua è una necessità: per recuperare terreno o quote di mercato o anche solo per non rimanere indietro rispetto ad altri concorrenti.
Ma qual è l’attività responsabile di controllare ed efficientare i processi aziendali? L’insieme delle attività che hanno come obiettivo il monitoraggio, la gestione e l’ottimizzazione dei processi core dell’impresa prende il nome di Business Process Management.
Il Business Process Management riguarda da un lato la gestione dei processi caratteristici dell’impresa, dall’altro l’information technology e di come essa si relaziona con i processi aziendali.
Questo perché la competitività d’impresa oggi deve mirare alla velocità, alla capacità costante di innovare e dalla rapidità di risposta ai cambiamenti: tutto ciò viene abilitato in una certa misura dalle tecnologie informatiche in dotazione all’impresa.
In linea generale, con Business Process Management si intende il complesso delle attività necessarie all’impresa per monitorare, ottimizzare e integrare tra loro i processi aziendali. Obiettivo delle attività di BPM è infatti offrire un framework per l’ottimizzazione dei flussi operativi che avvengono all’interno dell’impresa, permettendo a manager e altre figure decisionali di analizzare e comprendere quali aspetti sono critici e dove sia necessario intervenire.
Un business process si può descrivere come un flusso di operazioni strutturate necessarie per trasformare un input in un output: ogni operazione che fa parte del flusso è correlata alle altre e la loro combinazione deve produrre l’output desiderato del processo.
Le operazioni possono essere molto diverse tra loro e coinvolgere un numero variabile di risorse umane e informative. Un processo può produrre risultati variabili e questi dipendono da molti fattori: una corretta esecuzione del processo, l’assenza di interferenze o errori operativi e la qualità delle dotazioni a disposizione, hardware e software.
Per fare un esempio, immaginiamo il processo di produzione di una scarpa artigianale: coinvolge macchine per la cucitura, calzolai e le materie prime necessarie, come il cuoio.
L’affidabilità delle macchine, la capacità degli artigiani e la qualità del cuoio sono i fattori che influenzano il prodotto, l’output desiderato del processo. Questo è ovviamente un esempio didattico: i processi delle imprese possono essere molto diversi tra loro e specifici per assolvere esigenze particolari di settore o di operatività.
Il controllo di questi processi permette di ottenere il massimo valore da ogni processo migliorando l’efficacia operativa, mettendo a disposizione del management preziose informazioni sugli stessi. Questo permette di rendere tutta l’organizzazione più snella, evitando sprechi e sotto utilizzi e aumentando la redditività delle operazioni.
Innovare i processi, le tecnologie e competenze a disposizione non è cosa semplice: i software per il Business Process Management semplificano questo compito, monitorando tutti i processi attraverso la visualizzazione di indicatori di performance (KPI).
Una visualizzazione pratica e immediata dei dati sulle prestazioni, la possibilità di effettuare analisi sulla base dei dati raccolti e la capacità di reportistica dedicata permettono al management di prendere decisioni su un base di dati oggettivi e di facile consultazione.
Questi sistemi offrono la configurazione e modellazione dei processi, definendo attività, risorse, applicazioni coinvolte e di impostare i parametri quantitativi di efficienza attesi.
Per le imprese manifatturiere ad esempio, la gestione efficace di questi processi permette di rispondere rapidamente ai movimenti del mercato, allineando l’offerta alla domanda di prodotti.
Esistono sul mercato software più o meno verticali per settore, che possono disporre di funzioni dedicate per esigenze specifiche: algoritmi dedicati per la gestione delle spedizioni, dei piani di produzione, cicli di lavorazione e controllo qualità rappresentano solo una parte delle moltissime applicazioni possibili del Business Process Management.
La maggior parte dei sistemi ERP più evoluti dispone al suo interno funzioni di controllo dei processi, sposando in pieno le prospettive di Business Process Management.
I software gestionali moderni accentrano le informazioni provenienti da tutti i reparti aziendali, fungendo da centro di controllo informativo dell’azienda, fornendo visione completa delle attività e dei processi attivi.
Sebbene a una prima analisi le definizioni di ERP e BPM possano sembrare sovrapponibili, esistono delle differenze tra i due concetti.
Entrambi i software infatti dispongono di funzioni dedicate per la Business Intelligence: quello che cambia però è la dimensione delle analisi che compiono. Se i software per il Business Process Management si focalizzano sui processi, i sistemi ERP tendono a guardare all’azienda attraverso le sue funzioni organizzative.
Questo porta con sé un’ulteriore differenza: data la visione globale dell’impresa e del suo funzionamento offerta dai sistemi ERP, essi possono memorizzare più dati di un software BPM. Accentrando i dati provenienti da tutti i reparti aziendali, il software ERP si concentra sul funzionamento aziendale nel suo complesso: al contrario un software per il Business Process Management si concentra sull’ottimizzazione dei singoli processi e delle loro relazioni.
Se volessimo descrivere le attività di Business Process Management con una metafora, possiamo immaginare l’entità azienda che compie un passo indietro e inizia ad osservare i processi che la caratterizzano individualmente e nel loro complesso. Questo è molto importante, in quanto un determinato processo potrebbe apparire profittevole e sufficientemente ottimizzato se analizzato singolarmente, ma produrre sprechi e inefficienze in relazione agli altri processi con cui si interfaccia.
Grazie a queste analisi, per le imprese è possibile identificare chiaramente le aree di miglioramento, intervenire in maniera efficace e migliorare gli aspetti critici dell’organizzazione. In quest’ottica, le attività di BPM rappresentano il metodo con cui l’azienda analizza i processi che la caratterizzano e che costituiscono il nucleo delle proprie attività.
L’armonizzazione di queste attività ha un impatto determinante sui risultati dell’impresa: solo attraverso analisi approfondite dei processi, delle relazioni che intercorrono e di come queste si realizzano attraverso l’infrastruttura informatica diviene possibile ottenere informazioni preziose per orientare le decisioni dell’impresa, accrescere i propri margini competitivi per disporre di vantaggi concreti sui concorrenti.
Le attività di BPM, data la loro natura di analisi quantitativa su grandi volumi di dati, come le performance di un determinato reparto, bene si sposano con l’automazione. In quest’ottica i software per la BPM sono sistemi automatizzati per compiere audit e analisi continue sull’andamento dei processi core dell’impresa.
L’aumento della velocità dei mercati e del progresso tecnologico rappresentano per le imprese una sfida e un’opportunità: in questo, i software gestionali e per il Business Process Management offrono un supporto impareggiabile per un decision making efficace, rapido e consapevole.
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