Da oltre 40 anni gli ERP sono il fulcro tecnologico di gran parte dell’industria italiana. Da strumenti, per quanto indispensabili, si sono evoluti e arricchiti di funzionalità fino a diventare il cuore digitale delle imprese.
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Sappiamo che scegliere e utilizzare correttamente un software gestionale per l'azienda può essere complesso. In questo articolo vedremo le principali best practice per sfruttarli al meglio, supportando così la crescita del proprio business.
Senza addentrarci in definizioni approfondite, che puoi trovare qui, soffermiamoci su ciò che permettono di fare questi software: automatizzare processi ripetitivi, tenere traccia delle risorse produttive, monitorare le vendite, gestire i rapporti con i clienti e i fornitori, gestire magazzini e logistica, e molto altro ancora.
L’obiettivo principale di chi sviluppa gli ERP è gestire al meglio i flussi di dati che provengono dai diversi reparti aziendali e trasformarli in informazioni e processi che migliorano l’efficienza aziendale.
Da questo ne derivano diversi vantaggi.
La scelta del software gestionale più adatto dipende da una serie di fattori legati alle specifiche esigenze aziendali, al budget disponibile e alle funzionalità richieste. Ecco alcuni criteri da considerare.
Prima di scegliere un software gestionale, è essenziale fare una valutazione accurata delle esigenze dell'azienda. Ogni business, con le sue specificità, ha bisogno di strumenti diversi. Ad esempio, un’azienda manifatturiera potrebbe necessitare di un ERP completo che gestisca anche produzione e logistica, mentre una società di servizi potrebbe avere bisogno solo della parte contabile-fiscale.
Un altro passaggio, da fare soltanto dopo che sono state chiarite le esigenze aziendali, è approfondire se il software gestionale ha tutte le caratteristiche per soddisfarle. Di seguito mettiamo 3 aspetti da prendere in considerazione.
Naturalmente, ogni scelta deve essere coerente con il budget a disposizione, che dovrebbe essere definito già prima di intraprendere una software selection.
Considerando che i costi di un software gestionale per aziende può variare notevolmente in base alle funzionalità, al numero di utenti e al progetto di implementazione, è fondamentale valutare anche i costi di personalizzazione, aggiornamento, supporto e formazione del personale.
Una volta scelto e implementato un software gestionale, è importante far lavorare al meglio il proprio investimento. Sembra scontato, eppure molte aziende non sono del tutto consapevoli delle tecnologie che hanno a disposizione.
Ecco allora alcuni consigli pratici.
Un software gestionale è tanto più efficace quanto più le persone lo utilizzano per migliorare il proprio lavoro. Non conoscere alcune funzioni, oppure non sfruttarle al meglio, equivale a non mettere a frutto l’investimento fatto.
La formazione del personale è un presidio fondamentale per garantire che ogni utente sappia utilizzare lo strumento al massimo delle sue potenzialità. L’ideale sarebbe organizzare un piano di formazione continuativo, che permetta di aggiornare nel tempo le proprie competenze.
Un software gestionale genera una grande quantità di dati provenienti da tutti i reparti aziendali. Raccoglierli e organizzarli permette sia di identificare inefficienze e opportunità di miglioramento immediate, sia di fare previsioni per definire le strategie future. Si tratta di introdurre in azienda il cosiddetto approccio data-driven.
Grazie poi agli strumenti di Business Intelligence integrati nei sistemi ERP, è possibile elaborare analisi dettagliate e report personalizzati che offrono una visione più efficace delle performance aziendali, permetto di prendere decisioni migliori a tutti i livelli.
Uno dei grandi punti di forza di alcuni software gestionali è l’elevata capacità di personalizzazione, che consente di modellare il sistema sulle esigenze specifiche di ogni azienda. Questa flessibilità non solo permette di adattare il gestionale alle peculiarità operative e organizzative, ma anche di migliorare l’efficienza e l'integrazione tra i vari reparti.
Sfruttare al massimo la personalizzazione significa configurare il software in modo che rispecchi esattamente il flusso di lavoro interno, riducendo così i tempi di introduzione in azienda e aumentando la produttività. Ad esempio, è possibile creare moduli e report su misura, integrare campi specifici per il monitoraggio di dati rilevanti, o automatizzare processi ricorrenti, come la gestione degli ordini, il controllo delle scorte o l'analisi delle performance finanziarie.
Molte soluzioni ERP consentono, inoltre, di integrare applicazioni di terze parti o di sviluppare funzioni aggiuntive, garantendo una maggiore interoperabilità con altri strumenti già in uso.
Nonostante i numerosi vantaggi offerti da queste soluzioni, molte aziende finiscono per non sfruttarne appieno il potenziale a causa di errori abbastanza comuni durante la fase di implementazione o nell’ utilizzo quotidiano. Tutto questo può portare a inefficienze, costi imprevisti e ritardi nel raggiungere gli obiettivi prefissati.
Uno degli errori più comuni nell'uso dei software gestionali aziendali è la mancanza di aggiornamenti regolari. Trascurare l'importanza di tenere il sistema costantemente aggiornato, espone a rischi di sicurezza e perdite di dati. Oltre alle possibili vulnerabilità, un ERP non al passo con le evoluzioni tecnologiche porta a rinunciare a funzionalità e miglioramenti che potrebbero ottimizzare ulteriormente i processi e le performance aziendali.
Lo abbiamo già detto, ma vale ripeterlo: un errore frequente è limitarsi a utilizzare solo una parte delle opzioni disponibili, ignorando funzioni che potrebbero migliorare l'efficienza e automatizzare alcune procedure. Per l’azienda significa sottoutilizzare l’investimento oppure impiegare ulteriore budget per cercare soluzioni alternative, ignorando di averle magari già a disposizione.
Sappiamo che la personalizzazione rende alcuni ERP molto versatili, tuttavia un eccesso può portare a diversi di problemi operativi. Modifiche troppo estese o complesse possono rendere il software più difficile da gestire, aumentare i costi di manutenzione e complicando gli aggiornamenti futuri. È quindi importante trovare un equilibrio tra l'adattamento alle esigenze aziendali e la semplicità di gestione del sistema. Un approccio strategico alla personalizzazione garantisce un software funzionale, sostenibile e facilmente scalabile nel tempo, senza sacrificare la facilità d'uso e l’efficienza operativa.
Il mondo ERP è in continua evoluzione, spinto da tecnologie che offrono strumenti sempre più avanzati per rispondere alle esigenze delle imprese. Un tema che non riguarda soltanto le grandi multinazionali. Anche le PMI, infatti, possono beneficiare della Digital Transformation che sta attraversando tutte le aziende.
Di seguito ecco alcuni dei trend futuri che promettono di trasformare e il modo in cui le imprese gestiscono le risorse, i dati e i processi operativi.
AI e ML sono in grado di analizzare e manipolare enormi quantità di dati in tempo reale, fornendo previsioni accurate, suggerimenti operativi e soluzioni personalizzate basate su modelli di comportamento. Ad esempio, è possibile ottimizzare la gestione dell'inventario, prevedendo con precisione le necessità future e riducendo al minimo gli sprechi. L’automazione di funzioni e procedure, tema che si sta iniziando a esplorare negli ERP, è un’altra grande potenzialità dell’Intelligenza Artificiale.
L'IoT è una tecnologia che già trova ampia applicazione negli ambiti produttivi e della logistica. Sensori e dispositivi intelligenti raccolgono grandi dati in tempo reale che possono essere integrati con l’ERP per una gestione ancora più efficiente, completa e data-driven di processi e strategie aziendali.
Con l'aumento delle minacce alla sicurezza informatica, i fornitori di software gestionali stanno investendo in misure di protezione sempre più sofisticate. Le nuove piattaforme gestionali includono funzionalità avanzate di crittografia, autenticazione multi-fattore e monitoraggio continuo per proteggere i dati sensibili delle aziende e garantire la conformità alle normative di settore.
Il software gestionale è il cuore di ecosistemi informativi sempre più complessi. Un hub che raccoglie e indirizza i flussi di dati delle aziende.
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