Nei contesti moderni in cui la digitalizzazione gioca sempre più un ruolo fondamentale nella vita delle imprese, il software ERP è sempre più uno strumento di vitale importanza per gestire i processi aziendali. Ma qual è il valore aggiunto che una PMI può ottenere nell’adozione di un software gestionale moderno?
Oggigiorno, per restare competitive sul mercato, le PMI devono necessariamente abbracciare una digitalizzazione profonda dei loro processi aziendali, identificando e implementando le tecnologie più aderenti alle proprie esigenze.
I software gestionali ERP sono strumenti tecnologici ormai consolidati nei panorami aziendali, che da decenni vengono impiegati nella gestione e nella governance dei processi operativi. L’adozione di questo tipo di software permette alle organizzazioni di digitalizzare e semplificare le operazioni, assicurando al contempo i propri standard qualitativi e un buon risparmio di tempo e denaro.
La maturità raggiunta dai software di Enterprise Resource Planning permette oggi di soddisfare le esigenze di ogni tipo di azienda: proprio per questo motivo è uno dei software più diffusi nelle imprese di tutte le dimensioni.
Capita sovente però che le PMI non dispongano di un software gestionale ERP sufficientemente aggiornato e al passo con i tempi, per questo motivo è necessario che le aziende prendano in considerazione l'idea di sostituire il vecchio software con uno nuovo, moderno e di semplice utilizzo. Per questo motivo, abbiamo pensato di approfondire l’argomento in un articolo dedicato del nostro Magazine.
Nel lungo e delicato processo di adozione del software gestionale, comunemente noto come software selection, le piccole e medie imprese devono porsi una serie di domande per identificare le caratteristiche essenziali che un ERP deve avere.
Esistono due tipologie di strutture in cui si classificano i software ERP: la struttura modulare e quella a pacchetto.
La struttura modulare in un software gestionale ERP permette di implementare, all’occorrenza, nuovi moduli o funzioni del software. La modularità rappresenta un valore aggiunto poiché consente alle PMI di acquistare le sole funzioni necessarie e di scalare le configurazioni quando necessario.
La struttura a pacchetto invece ha il vantaggio di essere più economica nel costo di adozione iniziale, ma di contro, offre delle funzioni che potrebbero essere non necessarie all'impresa.
Nel mercato degli ERP la fornitura del software avviene solitamente in due modi: On premises o SaaS. Con On Premises si allude generalmente all’hosting del software sulle macchine aziendali. Questo presuppone che l’azienda disponga di server adeguati, personale tecnico dedicato alla gestione giornaliera ma anche alla risoluzione di eventuali problematiche. In questo caso, se il software è direttamente installato nella macchina, la possibilità di aggiornarlo in un secondo momento diventa più complessa e onerosa, in quanto si deve richiedere un aggiornamento specifico proprio per quella macchina. Adottando questa soluzione la release del software rimane quindi obsoleta.
L’altra possibilità riguarda la fornitura di software in modalità SaaS, ovvero Software as a Service. In questo caso il software non viene installato sulle macchine aziendali, magari perché l’azienda non dispone dei capitali e delle risorse umane necessarie, ma viene installato e reso disponibile all’impresa attraverso il Cloud. In questo modo l'impresa non deve sobbarcarsi tutta una serie di costi ed incombenze legati alla gestione delle infrastrutture e del software, delegando però il controllo dei dati, che verrebbero gestiti da un fornitore terzo.
Specialmente per le PMI italiane, caratterizzate da un alto grado di differenziazione e specificità, l’aderenza ai processi core d’impresa è una delle caratteristiche più importanti per un software ERP rivolto alle PMI. Uno di questi è la UX, ovvero la User Experience.
La facilità di utilizzo del software è un criterio rilevante nella scelta di un gestionale, in quanto ha un impatto considerevole sull’operatività delle risorse e sui processi di adozione del software. Generalmente i fornitori di software ERP offrono all’impresa una fase di formazione e affiancamento, in modo da garantire alle risorse le competenze necessarie per operare efficacemente: ciò potrebbe non bastare se le schermate e le funzioni del software non sono user friendly.
Inoltre, il software, dovrebbe potersi adattare efficacemente ai processi aziendali, e non viceversa: questo perché il software gestionale ha come obiettivo il supporto alle funzioni proprie d’impresa. Un software che impone una riorganizzazione dei processi e delle attività quotidiane non solo rallenta l’adozione, ma costringe l’impresa a ripensare i propri processi caratteristici, magari rendendo inefficienti operazioni che prima dell’introduzione del nuovo software funzionavano efficacemente. La semplificazione e la semplicità di utilizzo, quindi, deve essere alla base dei criteri di scelta del software ERP scelto dalla PMI.
Nel mercato dei software gestionali ERP esistono due principali categorie: Flessibile o Personalizzato oppure Rigido o Standard.
Per le aziende di piccole dimensioni è ragionevole pensare che non siano necessarie funzioni particolarmente avanzate: come spesso sosteniamo su queste pagine però, il tessuto imprenditoriale del Paese rappresenta un'unicum nel suo genere, in quanto la maggior parte delle piccole e medie imprese italiane sono caratterizzate da attività specifiche, spesso troppo distanti dai paradigmi rigidi di un software standard.
E' bene quindi comprendere, oltre alle esigenze a cui il software deve rispondere, quanto flessibile o personalizzato il software debba essere, in relazione all'operatività d'impresa.
In linea generale, i software gestionali possono essere rigidi o flessibili, standardizzati o personalizzati.
Con rigido o flessibile si allude a una proprietà del software che gli permette o meno di adeguarsi a determinate logiche operative: nel caso di un software rigido, questo sarà più difficilmente integrabile rispetto a un software flessibile, le cui logiche saranno più facilmente adattabili ai processi particolari d'impresa.
La dicotomia standard-personalizzato si rifà invece a una proprietà del software che permette una minor capacità di modificare alcuni aspetti, sempre in un'ottica di aderenza ai processi: un software standard, ad esempio, potrebbe avere logiche meno flessibili, in quanto sviluppato per rispondere ad esigenze comuni a più imprese e settori produttivi. Al contrario, un software personalizzato viene sviluppato secondo precise richieste e aspettative dell'azienda committente, pertanto sicuramente più indicato per aderire a logiche operative caratteristiche dell'impresa.
Ovviamente queste caratteristiche possono avere un impatto piuttosto importante sui costi d'adozione e sulle tempistiche di installazione e parametrizzazione del software: un software personalizzato richiede infatti un maggior numero di ore uomo (nello specifico, dei tecnici incaricati della configurazione del software) per assicurarne l'implementazione corretta; al contrario, un software standard potrebbe venire implementato in meno tempo, riducendo significativamente i costi legati alla configurazione e installazione.
Durante la fase di software selection è buona norma tenere in considerazione la capacità della software house di fornire assistenza nell’operatività quotidiana. Il servizio di assistenza è uno di quei fattori di prioritaria importanza per garantire il corretto funzionamento del software. L’assistenza potrebbe venire erogata in diverse forme e tramite numerosi canali: di norma può essere di tipo telefonico, via posta elettronica oppure tramite soluzioni dedicate di ticketing.
Tra i servizi accessori più comunemente offerti dalle software house, la formazione e l'affiancamento sono tra i più richiesti: questi permettono che l'adozione del software da parte degli addetti sia meno traumatica, fornendo sessioni di formazione ai dipendenti oppure affiancandoli durante l'operatività quotidiana (spesso per un tempo limitato, subito successivo alla fase di go live).
Affiancamento e formazione, soprattutto nelle fasi iniziale, sono fondamentali per garantire un uso cosciente ed efficace delle soluzioni informative: un addetto poco formato potrebbe infatti limitare l'impatto del nuovo software sull'organizzazione e ciò risulterebbe in un'inefficienza o peggio uno spreco di risorse.
Fin dagli anni '90 i software gestionali ERP hanno rivestito un ruolo di rilievo nella governance e nella gestione di diverse realtà aziendali. Ad oggi, i software si sono evoluti garantendo alle PMI una maggiore stabilità e sicurezza. Per questo motivo, le imprese si affidano ogni giorno alle potenzialità dei software gestionali per la loro capacità di aiutare a semplificare il lavoro dei dipendenti snellendo i processi aziendali.
Per agevolare il lavoro delle PMI i software gestionali ERP offrono alle imprese tutta una serie di vantaggi, fra cui:
● Automatizzazione e semplificazione: i software gestionali permettono di automatizzare tutta una serie di processi aziendali. Questa caratteristica è fondamentale per una piccola e media impresa, poiché permette di semplificare il lavoro nella sua operatività.
● Centralità dei dati: I software ERP sono basati su un database unificato che garantisce l’univocità delle informazioni in esso immesse. Questa caratteristica permette di digitalizzare le operazioni e di centralizzarle in un unico posto. Non solo, gli ERP permettono anche ai dipendenti di lavorare in modo più semplice il tutto grazie alla condivisione dello stesso database.
● Riduzione dei costi e degli sprechi: con l’utilizzo di strumenti dedicati al monitoraggio delle attività, per l’azienda diventa facile individuare carenze e inefficienze. Ogni funzione e ogni processo è storicizzato e controllato, in questo modo gli sprechi di materie prime, di tempo e di denaro vengono pressoché eliminati.
● Competitività: l’utilizzo di un software ERP permette alle imprese di competere ‘ad armi pari’ in un mercato tecnologico con diversi attori. La crescente rapidità che si registra sui mercati impone alle aziende flessibilità e velocità: attraverso il software gestionale, è possibile abilitare questo genere di innovazione garantendo così una maggiore qualità del servizio percepita dal cliente finale.
L'adozione di un software gestionale ERP nelle PMI italiane può comportare una serie di vantaggi: tra tutti, è bene sottolineare l'acquisizione di un vantaggio competitivo non indifferente in termini di semplificazione e snellimento dei processi aziendali.
Nei contesti digitalizzati contemporanei, l’adozione di strumenti dedicati ed efficaci può rappresentare una leva fondamentale per aprirsi a nuovi mercati, migliorare l’efficienza operativa e semplificare la gestione quotidiana. Le PMI sono oggi costrette ad aprirsi al digitale, diventa quindi primario comprendere in maniera chiara i processi e le esigenze dell'organizzazione: la scelta del sistema gestionale da adottare non è affatto scontata e può richiedere molto tempo e risorse.
L’adozione di un software gestionale, per quanto onerosa nei contesti meno strutturati, come ad esempio la PMI, rappresenta uno dei fattori abilitanti più importanti per aumentare la competitività d’impresa.
Proprio per questo motivo è importante informarsi correttamente chiedendo al proprio fornitore di fiducia , investendo correttamente negli strumenti informatici aziendali in grado di garantire la competitività aziendale nei mercati sempre più digitali e internazionali.
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