Prima di scegliere un software ERP bisogna prendere in considerazione tutti i processi aziendali per identificare quali sono gli aspetti da ottimizzare. Tema dell'articolo di oggi è individuare le domande da porsi per capire quale sia la soluzione ERP adatta per il proprio business.
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Gestire un business talvolta può rivelarsi molto più complesso di quanto ci si possa aspettare inizialmente. Sono infatti svariati i processi aziendali da considerare, come la gestione dell'inventario e del magazzino, delle finanze, del personale, etc.
Senza una buona struttura organizzativa la tua azienda potrebbe non raggiungere i risultati che ti sei prefissato: ecco perché la maggior parte delle aziende del 21esimo secolo utilizzano il software ERP (Enterprise Resource Planning).
E’ bene però riconoscere che ogni azienda e settore possiede le sue caratteristiche e che di conseguenza risulti fondamentale trovare una soluzione ERP adatta.
Di seguito andiamo ad analizzare le domande che dovresti porti prima di acquistare una suite ERP o un gestionale.
Sul mercato sono presenti software house che progettano soluzioni ERP diverse tra loro, adattandole su misura a seconda della tipologia di azienda con cui collaborano.
Prima di scegliere il gestionale o la soluzione ERP più adatta, è importante identificare i motivi e le criticità che si vorrebbero risolvere nella gestione aziendale. Se hai un’impresa di piccole dimensioni potresti aver bisogno solo degli elementi essenziali di una suite ERP: man mano che la tua azienda crescerà, potresti richiedere l’implementazione di funzionalità più verticali o una soluzione per gestire un maggior numero di operazioni.
I sistemi ERP sono stati inizialmente concepiti unicamente per soddisfare le esigenze delle grandi aziende. Di recente però le software house hanno iniziato a sviluppare prodotti specificatamente rivolti anche alle PMI, che normalmente hanno volumi di operazioni ed esigenze operazionali molto differenti dalle aziende più grandi e strutturate. E' molto importante, nella scelta dell'ERP da integrare in azienda, conoscere approfonditamente il funzionamento dei processi aziendali e come essi verrebbero influenzati dall'integrazione di una soluzione gestionale.
Ci sono una serie di motivi per cui la tua azienda potrebbe scegliere di conservare i file e i dati aziendali localmente su server aziendali e predisposti su misura. Ad esempio costi, sicurezza e le esigenze di personalizzazione del servizio potrebbero influire sulla tua decisione. La predisposizione di server dedicati alla memorizzazione di file è spesso un buon investimento: lo storage di dati basato sulla tecnologia cloud può risultare una scelta economicamente più sostenibile, ma che al contempo non terminerà se non quando cancellerai l’iscrizione al servizio.
Alcune software house offrono soluzioni ERP "ibride", per poter trarre il meglio dalle due soluzioni e al contempo soddisfare le esigenze dei loro clienti.
Questa digressione non è affatto scontata e dipende solamente dalle esigenze del business in questione: una soluzione ERP orizzontale ha il vantaggio di avere una struttura modulare e completamente scalabile, questo renderà possibile aggiornare la configurazione dei moduli in qualunque momento, aggiungendone di nuovi in base alle necessità di business, rendendo la struttura informatica aziendale facilmente integrabile.
Le suite orizzontali offrono una grande varietà di moduli applicativi per coprire tutte le principali esigenze di un’azienda: le verticali si differenziano in quanto soluzioni progettate per rispondere alle esigenze di settori particolari o mercati strettamente definiti con esigenze specifiche.
Quando acquisti una soluzione ERP non stai semplicemente comprando un singolo prodotto, ma uno strumento complesso per la tua azienda e i suoi dipendenti al fine di raggiungere determinati obiettivi di performance.
Una suite ERP viene solitamente acquisita assieme a diversi servizi accessori, come la manutenzione, il monitoraggio e gli aggiornamenti del sistema, unitamente al supporto sistemistico per garantire la continuità della soluzione (ove fosse necessario). Ciascuno di questi aspetti è fondamentale per il successo dell’azienda e deve essere analizzato e implementato prima dell'acquisto.
Come avrai intuito, il processo di ricerca e valutazione di una software house e della soluzione ERP ideale non è semplice come potrebbe sembrare, poiché non esiste un metodo di valutazione universale quando si parla di suite ERP. Quando ci si accinge a scegliere un gestionale aziendale o quando si valuta la migrazione da un gestionale obsoleto ad uno più aggiornato e funzionale, è importante tenere a mente questi criteri di valutazione fondamentali:
Una soluzione ERP con un solido software di gestione finanziaria garantirà alle aziende di soddisfare i requisiti di reporting finanziario e fiscale con un unico sistema contabile, bancario e di pagamento. Questo strumento, oltre alle capacità di analisi dei flussi potrebbe indicarti dove sia possibile ridurre i costi e aumentare la redditività, mantenendo sempre rendiconti finanziario accurati e aggiornati costantemente.
L’implementazione di processi di Business Intelligence permetterà la rilevazione, la misurazione e l’analisi di costi e ricavi in maniera semplice e facilmente controllabile: tramite gli strumenti di reportistica sarà infatti possibile tenere d’occhio tutta la contabilità aziendale, visualizzare i KPI ed effettuare analisi più approfondite.
Una soluzione ERP dovrebbe essere in grado di monitorare la domanda, l'offerta, lo stato della produzione, la logistica e la distribuzione in tempo reale. Non riuscire ad accedere prontamente alle informazioni, come per esempio le giacenze di magazzino di un componente chiave nella realizzazione di un prodotto e condividere prontamente queste informazioni con i partner di fornitura, può avere un impatto significativamente negativo sulla catena di approvvigionamento di un'azienda. La tua soluzione ERP dovrebbe essere di aiuto in tutti i processi della Supply Chain.
Il tuo strumento ERP dovrebbe aiutare a unificare i dati per consentire ai venditori e agli addetti al marketing di rispondere meglio e in maniera più tempestiva alle esigenze dei clienti, alle loro preferenze e ai modelli di acquisto. Inoltre sarà in grado di gestire al meglio le attività di fatturazione e monitorare lo stato generale dei contratti con clienti e fornitori.
Una soluzione ERP consente alle aziende di selezionare i progetti migliori, assegnare le risorse adeguate e ottimizzare i tempi di consegna e approvvigionamento, monitorando costantemente la redditività. Essa facilita inoltre la gestione dei cambiamenti, la rendicontazione dei tempi e delle spese, la fatturazione e la raccolta delle attività di pagamento. In definitiva, una soluzione ERP fornisce un quadro completo del ciclo di vita della tua azienda.
I benefici complessivi dell’integrazione di un sistema ERP nella tua organizzazione sono molteplici: maggior grado di automatizzazione dei processi, maggiore interconnessione delle Business Unit e una condivisione delle informazioni aziendali più veloce e sicura.
Tutto questo si traduce in una maggiore sicurezza, riduzione degli sprechi aumentando il grado di efficientamento del sistema, permettendo quindi un significativo risparmio di tempo e di denaro.
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