Dietro le quinte del progetto del Configuratore Prodotto per IRINOX

Oggi siamo lieti di condividere con i nostri lettori alcuni retroscena del progetto di implementazione del configuratore prodotto per IRINOX.

Abbiamo pensato di farveli raccontare in prima persona, da chi ha seguito e supervisionato il progetto in tutte le sue fasi, dalla selezione al go-live: Roberto Trifoglio – IT Manager di Irinox e Luigi Rusconi - CEO di SAEP.

Siamo convinti che il traguardo raggiunto con Irinox possa essere fonte di ispirazione per le aziende che vogliono rinnovare il loro modo di fare business.

Lasciamo quindi la parola agli autori principali di questo successo.

Sig. Trifoglio, quali sono state le motivazioni che hanno spinto Irinox a voler intraprendere questo progetto e quali strumenti utilizzavate in precedenza?

A livello strategico, il nostro primo obiettivo era quello di soddisfare i bisogni di un mercato in continua evoluzione: per chi non conoscesse la nostra realtà, Irinox è un’azienda leader nella produzione di abbattitori rapidi di temperatura e di sistemi di conservazione di alta qualità per il settore professionale e domestico, nonché di quadri elettrici in acciaio inox.

La Irinox è una realtà articolata e tutte le tipologie di prodotti finiti che realizziamo si prestano bene all’impiego del Configuratore Prodotto.

A metà 2016, ci siamo accorti che per perseguire l’idea di innovazione che sta alla base della nostra filosofia aziendale, dovevamo ristrutturare i nostri processi interni.

Il nostro vecchio ERP era stato progettato a misura delle nostre esigenze e realizzato da una Software House locale: nonostante le implementazioni strutturate e le personalizzazioni ad hoc, la soluzione da un po’ di tempo non rispondeva pienamente alle esigenze dettate dalle rapide evoluzioni del mercato.

Disponevamo già di un sistema di configurazione prodotti, ma era molto meno sofisticato e richiedeva quasi sempre l’utilizzo di file Excel per elaborare i costi di produzione.

Inoltre, lasciava troppa libertà agli utenti nel creare articoli o distinte base. Di conseguenza i codici, le descrizioni e i dati anagrafici erano classificati in modo diverso a seconda dell’utente che caricava i dati e non era possibile creare delle regole standardizzate per definire le specifiche tecniche, le varianti prodotto e le opzioni di configurazione.

Questa scarsa standardizzazione, abbinata all’eccessiva libertà lasciata agli operatori, nel corso degli anni ha generato decine di migliaia di articoli, distinte, schede tecniche e disegni, con diversi codici e diverse descrizioni, ma che in realtà risultavano frequentemente numerose copie di prodotti uguali. A volte decine di copie.

Quali erano gli obiettivi che si poneva di realizzare Irinox con il nuovo Configuratore Prodotti?

Irinox ha deciso di intraprendere questo progetto per una lunga serie di motivi. I principali sono:

• maggior normalizzazione e classificazione delle specifiche tecniche, variabili e opzioni di configurazione evitando la nascita di prodotti finiti o semi lavorati ’clonati’;
• aumento della standardizzazione e massima semplificazione del processo di configurazione, permettendo ai commerciali autonomia dai tecnici in fase di configurazione almeno per una buona parte dei prodotti;
• minor approssimazione nel calcolo del costo e quindi del prezzo offerto al Cliente;
• drastica riduzione dei tempi di calcolo ed emissione delle offerte;
• produzione di offerte chiare, nella lingua del cliente, con invii mail automatici e archiviazione documentale delle diverse revisioni.

La vecchia procedura di gestione dei preventivi richiedeva grandi competenze da parte dell’utente, con lunghi tempi di attesa per la digitazione dell’offerta e l’eventuale traduzione nella lingua del cliente.

Il preventivo aveva un’alta percentuale di insuccesso a causa dei tempi di attesa molto lunghi per i nostri clienti. Queste difficoltà avevano portato i nostri tecnici a elaborare le offerte in Word per inserirle a posteriori nel sistema, con evidente perdita di efficienza e completezza delle informazioni conservate nell’ERP.

Sig. Rusconi, come è stato affrontato il progetto da Saep? Quante e quali risorse interne di Saep sono state impiegate per avviare il progetto?

Fin dal primo incontro ci fu chiaro quanto questo progetto fosse ambizioso. Le principali complessità erano dovute:

• al numero degli stabilimenti: tre diversi stabilimenti da gestire sostanzialmente come tre progetti separati;
• al numero delle divisioni: quattro Business Unit, ognuna con un grado differente di complessità nell’elaborazione delle offerte;
• agli utenti e alle funzioni coinvolte: tutte le funzioni, uffici e dipartimenti erano moltiplicati per i tre stabilimenti (come la logistica o la pianificazione) e in alcuni casi moltiplicate per le quattro Business Units (come gli Uffici Commerciali e il Servizio Clienti).

Per questi motivi decidemmo di impiegare tre Project Manager, ognuno con un team di lavoro dedicato, così suddivisi:

PM principale: il quale si occupava della divisione e dello stabilimento più complesso. Il suo compito era quello di coordinare gli altri due PM con i relativi Assistenti e Programmatori;

PM dedicato al Finance: il cui obiettivo era allestire piano dei conti e assicurare il corretto funzionamento del configuratore prodotto, in modo che restituisse prezzi accurati per ogni componente;

PM dedicato alla parte tecnica: per tutte quelle funzioni relative all’IoT (come le interfacce con il magazzino automatico, le interfacce con l’impianto automatico di taglio laser, le imballatrici automatiche, le macchine di collaudo, le movimentazioni di magazzino con dispositivi mobili muniti di lettori laser) e l’implementazione delle procedure per la vendita B2C dal sito internet per gli abbattitori domestici.

Sig. Trifoglio, sono stati necessari cambiamenti nell’organizzazione interna di Irinox per implementare il progetto? Se si, come hanno reagito le risorse coinvolte?

Nella definizione degli obiettivi da raggiungere con il nuovo sistema ERP, insieme a SAEP abbiamo individuato le aree operative da ristrutturare. Per alcune attività il cambiamento è avvenuto senza stravolgere il flusso organizzativo, per altre invece è stato necessario ridisegnare completamente il flusso procedurale.

Una volta eseguito il go-live, le risorse individuate per la fase iniziale del progetto hanno assunto l’incarico di mantenere aggiornati i dati del configuratore, per permettere la nascita di nuove gamme di prodotto.

Al termine del progetto si è resa necessaria una riorganizzazione delle funzioni interne, creando dove necessario nuovi reparti.

Abbiamo, infatti:

• attivato una nuova divisione interna chiamata “Prototipi”;
• riorganizzato il processo delle vendite dell’ufficio Post Vendita;
• integrato il gestionale con i nuovi sistemi di CAD-PDM per la digitalizzazione documentale di disegni e schemi elettrici.

Il cambiamento più significativo però è avvenuto per il back-office Commerciale, per i Preventivisti e l’Ufficio Tecnico: a livello operativo è stata implementata una nuova modalità di costruzione del prodotto utilizzando il Configuratore Prodotti. Le procedure che abbiamo revisionato sono state:

• Gestione delle offerte;
• Conferme Ordini di Vendita;
• Processo di Progettazione Tecnica;
• Processo di pianificazione con saturazione delle Linee di assemblaggio.

Il rinnovamento è stato accettato in maniera propositiva quasi da tutti, soprattutto dai key user coinvolti attivamente nel progetto.

Come sempre quando avvengono cambiamenti importanti ci sono state delle resistenze iniziali. In particolare, il cambio strutturale di elaborazione delle Distinte Base ha richiesto maggiore attenzione e affiancamento degli utenti coinvolti. Tuttavia, oggi non solo tali resistenze sono completamente scomparse, ma le stesse persone che hanno faticato per assorbire tale cambiamento oggi sono i più accesi sponsor del nuovo sistema.

Sig. Rusconi, ci sono state delle esigenze che non erano state previste nell’analisi iniziale? Se si, come sono state affrontate Saep?

La fase di analisi che abbiamo svolto insieme ad Irinox è stata molto scrupolosa. Tuttavia, come spesso accade per ogni progetto, può capitare che in corso d’opera vengano portate alla luce delle richieste che non erano state preventivate in un primo momento.

I “sub-progetti” sono stati diversi e sono state attivate funzionalità non previste nel piano iniziale: un esempio è l’implementazione di un sistema per la gestione della Fatturazione Elettronica.

Per quanto riguarda il Configuratore Prodotti alcune criticità sono emerse in fase di implementazione: per la divisione “Quadri” era necessario configurare oggetti composti dove ogni elemento aveva caratteristiche diverse, permettendo un ampio numero di varianti prodotto.

Questi elementi, anche se appartenenti a famiglie diverse, compongono un unico grande database che contiene tutte le distinte dei vari componenti, che vengono impiegate per elaborare un’unica offerta dettagliata di tutti i prezzi da presentare al cliente.

Come è nata in Saep l’idea del configuratore prodotti? E’ stata la risposta ad un’esigenza di un cliente?

Saep è una Software House fondata nel 1979. Il modulo del configuratore è entrato a fare parte della suite delle applicazioni dell’ERP SAEP nel giugno del 1998. Naturalmente l’attuale versione del configuratore è molto maturata da allora, sia in termini di contenuti che di funzionamento.

Il primo progetto di implementazione del configuratore fu per DUCATI MOTOR SPA. Il cliente commissionò a SAEP uno studio ad hoc per lo sviluppo di uno strumento capace di configurare prodotti finiti, nella fattispecie motoveicoli, impiegando distinte base aperte assunte come archetipi a livello di famiglia prodotti. Il progetto fu un successo: per oltre 14 anni DUCATI ha utilizzato il nostro configuratore prodotti.

Da allora le implementazioni e le evoluzioni del configuratore sono state moltissime: è stato impiegato per configurare Caldaie, Centrali di trattamento d’aria, termosifoni, armadi, quadri elettrici, gruppi condensanti, trattori tagliaerba, moto (oltre a Ducati abbiamo configurato prodotti per Cagiva, MV Agusta, Malaguti, Husqvarna), motori marini, gioielli, compressori, capi di abbigliamento come divise per i Vigili del Fuoco, Carabinieri, Esercito, Protezione civile. Persino per configurare confezioni di Gnocchi di patate.

L’ultima implementazione ci vede coinvolti in uno studio per l’impiego del Configuratore Prodotti nel settore della Trafileria.

Quali sono gli scenari futuri per il Configuratore Prodotti: prevedete nuove funzionalità oppure nuovi approcci?

La nostra divisione SAEP ICT Engineering sta sviluppando nuove funzionalità WEB affinché gli utenti abbiano la possibilità di lavorare operando online anche da un Tablet o Smartphone: uno degli scenari sul quale intendiamo spingere l’impiego del configuratore è l’integrazione con portali Web B2B e B2C.

Questo richiederà un grande lavoro di design delle interfacce grafiche, per renderla facilmente integrabile a qualunque tipo di applicazione Web o Mobile.

Il nostro augurio è che integrazioni di successo come questa possano ispirare aziende e imprenditori, sensibilizzandoli sull’importanza dell’innovazione e della dotazione di strumenti integrati ed adatti a gestire la crescente complessità delle imprese e delle società.